Hotel para los invitados de la boda: 9 detalles para la mejor estancia
Aunque requiere mayor planeación, casarse en un lugar distinto a la ciudad donde viven siempre es emocionante. Si también sus invitados harán grandes desplazamientos, lo mejor será ayudarles a buscar facilidades de hospedaje. ¿Listos para empezar?
Si lanzarán el ramo de novia durante una boda destino con un hotel como locación, tal vez tienen parcialmente resuelto el tema del alojamiento para sus invitados. Pero si buscan más opciones de hospedaje o serán muchas personas porque sus invitaciones de boda tuvieron una aceptación masiva, lo ideal es que de alguna manera faciliten la estancia de sus seres queridos. Recuerden que harán un gran esfuerzo por viajar para acompañarlos en el día que tanto esperaron desde la entrega de anillo de compromiso, así que será un buen gesto ahorrarles un poco de presión en la aventura.
Aunque depende de ustedes decidir qué parte del alojamiento estarán dispuestos a costear, si será el caso, y qué pagarán ellos, estos son los aspectos que deben priorizar para la búsqueda.
1. Opciones bien comunicadas
Para facilitar traslados y que tengan a la mano el sitio de descanso, lo primero es ubicar a la perfección las opciones de hospedaje cercanas a su boda. Lo mejor es que puedan ir a pie, pero si las locaciones de la boda estarán algo apartadas y tendrán que usar un medio de transporte, propónganles lugares con buena conectividad tanto a la celebración como a los accesos de la ciudad (carreteras, aeropuertos).
No olviden que no para todos es fácil ubicarse en otra ciudad, por lo que la orientación y la puntualidad no siempre están garantizadas. Si no quieren que nadie se pierda la llegada de la prometida brillando con su vestido de novia corte sirena ni los bailes más divertidos, ofrezcan un servicio de transporte para invitados para el traslado a la ceremonia y el regreso al terminar la fiesta. Especialmente, si la mayoría de sus invitados llegarán en avión y no en su auto.
Ese servicio se podría compatibilizar con taxis u otros servicios privados de transporte que se puedan usar en caso de que alguien no quiera o no pueda quedarse hasta el final.
2. Variedad de precios
Si se casarán en un hotel, probablemente les ofrezcan algún paquete o puedan negociar un descuento especial para recibir a los suyos. Pero ¿qué hacer cuando la tarifa por noche se escapa del presupuesto de algunos de sus invitados o si su hotel boutique se queda pequeño para alojarlos a todos?
Desde espacios gestionados a través de plataformas digitales, pasando por hoteles boutique, ejecutivos, hasta los tradicionales hostales, posadas y hoteles convencionales. Es de suma importancia que soliciten un presupuesto en al menos tres opciones, para tener un amplio abanico de opciones que mostrar a sus invitados y que ellos valoren qué les resulta más conveniente.
Por ejemplo, los hostales suelen tener habitaciones con literas, ideales para grupos grandes que no tengan problema con compartir y que, por supuesto, cuestan más barato. Generalmente los invitados asumen sus gastos, pero no está de más apoyarlos con la búsqueda de hospedaje para que disfruten sin presiones hasta la última cucharada del pastel de fondant para boda en la fiesta.
3. Disponibilidad de alojamiento
El tiempo de antelación con el que inicien sus preparativos definirá casi al 100% el éxito de su boda. Si se casan en una temporada vacacional como en invierno o verano, tengan especial precaución, ya que el turismo podría acaparar la ocupación hotelera de la ciudad donde se recitarán pensamientos de amor cortos. En este punto cabe destacar que algunos lugares admiten reservas con seis meses o un año de anticipación.
Si tienen una idea aproximada de cuántos interesados hay en hospedarse, tal vez pueden bloquear por unos días un cierto número de habitaciones y ya después confirmar o liberar, según necesidades reales.
4. Tamaño y tipo de habitaciones
Seguramente tendrán invitados con distintas necesidades, gustos y presupuestos, pero querrán concentrarlos en unos pocos lugares para una mejor organización. Por ello la recomendación es que se informen bien a sus invitados sobre el tipo de habitaciones que cada hotel ofrece.
Tomen en cuenta características como la capacidad, tamaños de camas, vista, calefacción, baño y servicios extra como frigobar, cafetera, caja fuerte e incluso secadora para el cabello. Cada una es importante, pues tal vez haya quien deba guardar medicamento en frío, se sienta más seguro si lleva objetos de valor o simplemente quiera aligerar el equipaje.
5. Buena cocina y un excelente desayuno
Como la mayoría de hoteles y alojamientos incluye al menos el desayuno, los alojamientos que recomienden se ganarán sus estrellitas si los alimentos son de calidad y la oferta es variada. ¿Podrán desayunar tarde en caso de que se desvelen demasiado en la pista? Y si sus invitados llegan uno o dos días antes de la boda, ¿existe la posibilidad de comer o cenar en el mismo lugar?
Este punto es especialmente importante si se casan en una isla, un pequeño pueblo o un sitio retirado. Tal vez la comida del hotel sea la única opción para ellos en varios kilómetros y, si estarán ahí un día o dos más aparte del de la boda, será de agradecer que la cocina sea buena y variada.
Contemplen también si entre sus invitados hay vegetarianos o veganos. Cada vez es más importante y un muy buen gesto tener consideración por quienes tienen una alimentación específica. Aunque en la mayoría de los lugares turísticos ya ofrecen un menú variado, no estará de sobra que ustedes lo verifiquen.
6. Comodidades extra
Siempre será grato para sus invitados poder consentirse antes de la fiesta con un facial o reponerse al día siguiente con un buen masaje. Que las alternativas de alojamiento que les den incluyan o tengan cerca salones de belleza, spa, jacuzzi, gimnasio o sauna pueden ser un plus. Si tendrán acceso libre a ellas, estará fantástico; si no, tal vez pueden gestionarles un descuento promocional por su boda.
También podrían ofertarles descuentos en los servicios a la habitación. Así quienes, al día siguiente de haber competido por atrapar el ramo de novia natural o la liga, prefieran no salir hasta tarde podrán hacerlo. ¿O qué tal el uso de lavandería en caso de que la fiesta se salde con alguna mancha que requiera acción inmediata? Si negocian privilegios, no olviden detallarlos a sus invitados.
7. Detalles de bienvenida
Muchos lugares de hospedaje, sobre todo, los hoteles boutique, los ejecutivos y los de grandes cadenas en zonas turísticas, tienen detalles de bienvenida con los huéspedes que llegan en grupo. Puede ser una bebida y/o un bocadillo.
Pregunten por alternativas para ofrecer un kit especial o pidan que les ayuden a entregar el que ustedes armen en cada una de las habitaciones que reserven sus invitados. Así podrían regalar algunos recuerdos para boda útiles antes de que todo empiece. Por ejemplo, sustituyendo las clásicas pantuflas rotuladas con el logo del hotel por unas de su boda o las pastillas de jabón por unas artesanales. En las habitaciones de su comitiva nupcial, ¿qué les parece añadir unos sombreros o unas calcomanías para los best men y unas batas personalizadas para las damas?
8. Servicios básicos y de emergencia
Para prevenir accidentes, más vale estar bien preparados. Por eso les recomendamos asegurarse de que el lugar que vayan a sugerir o designar para el hospedaje tenga servicio médico o traslado eficaz a centros de salud. También una rápida respuesta a los imprevistos que requieren prontas soluciones, como lavandería, tintorería o al menos un pequeño kit de aguja e hilos que podría salvar a más de uno.
Agregamos en este punto la buena conectividad a internet, algo que se ha vuelto un básico para casi todos. Salvo que hayan decidido tener una boda alejada de dispositivos móviles, pregunten si los alojamientos tienen buena recepción.
9. Flexibilidad en el check in o en el check out
Aunque siempre se redoblen esfuerzos por que el itinerario salga conforme a la letra, es casi inevitable que algún invitado se retrase, tal vez un amigo, unos padrinos, las damas, incluso sus padres o hasta ustedes mismos, la verdad es que uno nunca sabe. Por esta razón es que no sobra negociar la posibilidad de un check in tardío o un check out posterior al horario comercial.
Esto será sumamente útil si la fiesta se extendió demasiado y a la mayoría de invitados les costará levantarse por la mañana. Al hablar con el contacto directo del hotel, pidan un margen de llegada y de salida amplio. Si el hotel tiene alberca o terraza, también podrían gestionar la posibilidad de disfrutar de las instalaciones unas horas después de dejar la habitación. Dependiendo del volumen del grupo de huéspedes podrán negociar más o menos este requerimiento.
Negociar las condiciones más ventajosas para sus invitados es parte de tener una boda destino y también de casarse en un lugar al cual tengan que viajar muchos de sus invitados. Desde que les entregaron sus invitaciones de boda originales, ellos vieron de qué manera podrían acompañarlos a celebrar este gran día y prepararon sus trajes y vestidos de noche más dignos para la ocasión. ¡Qué mejor manera de corresponderlos que siendo los mejores anfitriones!
